経営陣から重宝され売り上げも止まらなく向上する最適なメモ方法は?

      2017/09/18

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あなたは、客先訪問して、打ち合わせ内容をフムフムとメモに必死で書き込み、打ち合わせが終われば汚い殴り書きメモをそのまま放置しっぱなしではございませんか?

はぃ その通りです。でも何がダメですか? 自分で書いたメモだからいつどこでどういう打ち合わせをしたかを直ぐに探し出せますよ。て反論が聞こえてきそうですね。

若いころは私も、打ち合わせ内容や約束事を訪問した日付順に記載するような簡単なメモ書きをしておりました。

あるとき、社長から◯◯会社の商談案件の進捗状況はどうだ?と急に聞かれ、ザクッリと概要を説明しました。 なぜ商談がまだ伸びているんだ?決算期は再来月なのになぜ契約はまだなんだ?競合相手は、弊社以外にどことどこでなぜ弊社が第一優先で話を進めてくれているんだ?と質問の嵐で、切っては投げ、ちぎっては投げを繰り返して返答していましたが、すべてを明確にその場で即答できない回答や忘れてしまった内容などあり、適当に社長に報告した事がありました。

あとから分かったのですが、社長はどれだけ案件ごとの進捗を正確に把握しているかを試していたそうです。

営業マン一人が抱える毎月70件以上動いている案件の正確な進捗をソラで間違わずに答えれるなんて一つも期待してなかったそうです。

毎日、毎日のひとつの商談内容をきれいにまとめて、いつでも聞かれたら一発でかなり高精度の情報を答えられる=数値管理が出来ているか。を社長は見極めていました。

そりゃそうです。社長や経営陣は、現場の最前線で仕事をする営業マンの生の情報から来期の受注や売り上げの予想をするのです。ただの売り上げ進捗だけを聞きたいのではございません。営業先業界の動向を営業マンの話から色々読み取っているのです。

自動車業界と繊維業界が設備投資にやはり力を入れるから来期は弊社のこの製品の売り上げが期待できるな。とか、

大学におりてくる予算はたくさんあるが実は中身は地震対策用で、設備には予算がつかないので大学関係の売り上げは期待出来ない。やはり設備投資が多いと営業マンの声が多い電池材料を研究している企業に営業をシフトするぞ。とか 

安倍政権が中小企業を活性化するために補助金をたくさんつけるようだが、営業マンの情報だとすでに繊維航空機関連の会社が優先的に予算が付いている情報をキャチしているので、みじかいスパンだがその分野の中小企業を集中的に営業させよう。とか

あなたの現場しかわからない、鮮度バツグンの新鮮報告内容を間違わずしっかり経営陣達に報告しなければならないのです。

打ち合わせ時に、チョコチョコっと製品の商談内容を書いたメモも大事は大事です。ただ書いただけでまとめてないので一週間もすればきれいサッパリ話した内容を忘れているでしょう。お客様がしゃべってくれた大事な情報や、気づきなど。頭の中が真っ白け〜 になってしまう前に有効的にまとめれるやり方をお教えしましょう。

これは、あしたからすぐにマネできるし、経営陣にすごく重宝されるメモの取り方です。

まず手のひらサイズくらいのメモ帳を購入して下さい。

1ページを縦に3分割してください。

割合として、左から1割、6割、3割で分割する線を引いて下さい。

左の欄は日付け、真ん中は打ち合わせ内容。右の欄はあなたの感想をメモしてください。

このやり方は、たまたまテレビで現役東大生(成績優秀者)の方のノートの取り方をたまたま放映されてたのを見たときに、『あれ?このやり方はわたしの編み出した記憶にバコーンと残るメモの取り方と一緒やんけ〜。』とかなりうれしかったのを覚えております。

客先で打ち合わせに入る前に、日付と客先名をまず先に左欄に書いておきます。打ち合わせ時には真ん中の欄の一番上に時間とお客様の名前を全員記載して、その直下に打ち合わせ内容を出来る限り詳細に記載します。客先に見せながら書いた方が良いです。図面や絵を書きながらの方が、お客様との認識ズレがないか?と視覚的にも進めていけるのでお勧めです。

客先から出てきたら、すかさずタクシーの中でも、バスのなかでも、公園のベンチに座ってでもどこでも良いので、さきほどの打ち合わせ内容の感想を右の欄に記載して下さい。

たとえば、サーファー風で製品知識はかなり詳しく、打ち合わせ相手は3名出席されたが、サーファーの意見がキレていたな。製品選定のキーマンは恐らくこの方だな。サーファーをかなりマークして営業する!!とか

名古屋研究所より千葉研究所の方が製品導入数が多いと。理由は製品にやたら詳しい山田さんという方が製品選定の権限を持ってるからだと。なので山田さんを攻めるしかない!!とか

来年度に敷地内の建屋増築があるのでそれにあわせて製品の更新と新規購入もあるらしい。とか

話を熱心に聞いているようだが、これはフェイクだな。買うかどうかの判断を次回、別の担当者に接触して判断する。とか

最近、千葉の本社に新しい部門ができて、そちらに設備予算を多く取られて私たちの部門には今年度も来年度もかなり予算が削減される。 ・・・これはこの部門に会社の命運をかけるくらい力をいれているな。 何をしているかをあとで調べる。とか

こんな感じで感想を書いて下さい。

時間にしても5分位で感想はかけるはずです。

このメモを1週間に一度、客先ごとにルーズリーフに記入して分けてまとめて下さい。

ルーズリーフで綴じれるファイルがお勧めです。あいうえお順にインデックスシールを作り、社名ごとにわけて下さい。

一年ごとにバインダー【何年何月〜何年何月までの資料と記載】に綴じ、直ぐに取れて目の付きやすいところに保管しておいて下さい。

手間に感じるかもしれませんが、やりはじめるとあなたのメモ書きまとめ集がかなりの威力を発揮してくれるのが実感できてくるでしょう。

最近ですと、便利なアプリがあるのかもしれませんが、やはりに仕事は手間暇かけた方が断然成果は出るのです。

精度の高い営業売り上げ推移管理はもちろんのこと、経営陣達の外部ミーティング用の話ネタに、あなたの日頃から書きとめた生きた情報がかなり重宝されます。新聞記事内容は、誰でも既に知っている事なので、本当のところはどうなんだろう?て情報と、その確かさの理由も併せて報告すると大変喜ばれます。

経営陣の方々は、現場の第一線で営業活動している人間しか得れない情報があることをよーく知っています。

なので、経営陣の為のプレゼン資料にもなるので営業活動内容をしっかりとまとめて下さい。

この作業を繰り返しているとこの業界はこちらに向かうな。とか、既に衰退してきているからもうダメだな。と現場に行かないとわからない判断が下せれるようになります。

そうなると、営業成績も平行して安定した売り上げを叩き出せるようになり、さらに会社の重要な経営方針にあなたの意見を参考にして決めることすらあるのです。

なぜ今期は売れないんだ!?の回答案をもっている。この製品の問い合わせが多くなったのはこの理由だから。の回答案を持っているのはスゴイと思いませんか?

経営陣の不確かさな経営方針を確かな経営方針に変えることができるのです。

あなたの意見が参考にされるまでなってくると、あなたは役員達と対等に話ができるくらいバケモンレベルに成長しているので、必然と役職を直ぐに与えられるでしょう。

なんでもないメモの取り方と、記録の仕方を少し工夫することで劇的にあなたと会社も成長させることが可能です。

慣れるとどうってことない作業量なので、ぜひマネして下されば幸いです。
頑張って下さいね。

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